Các bước khi giao việc

Bạn muốn công việc tiến triển tốt đẹp mà không phải tự làm hết mọi việc? Bạn muốn giao việc cho người khác và họ sẽ hoàn thành đúng như ý mình? Nếu vậy, bạn chỉ cần áp dụng 6 bước giao việc hiệu quả được tổng hợp từ cuốn sách “Người giỏi không phải là người làm tất cả” của Donna M Genett.

1/ Chuẩn bị kỹ trước khi giao việc

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trước khi giao việc. Để giao việc, trước hết bạn phải là người hiểu thấu nội dung và yêu cầu của công việc. Càng chuẩn bị kỹ lưỡng, công việc càng trôi chảy, thuận lợi.

2/ Xác định yêu cầu cụ thể của từng công việc

Khi giao việc cần xác định và mô tả rõ ràng yêu cầu của công việc và kết quả mà bạn mong muốn nhận được. Yêu cầu người được giao việc nhắc lại để đảm bảo anh ấy hoặc cô ấy đã nắm vững yêu cầu của công việc được giao.

3/ Xác định rõ thời gian cho công việc

Khi giao việc, bạn cần xác định cụ thể thời hạn hoàn thành công việc. Đây là bước quan trọng giúp người được giao việc ý thức về mặt thời gian để đảm bảo đúng tiến độ công việc.

4/ Định rõ mức độ và phạm vi thẩm quyền

Đây là bước quan trọng khi giao việc. Nếu không, người giao việc sẽ mặc nhiên nghĩ rằng họ có quyền làm bất cứ điều gì cần thiết để hoàn thành công việc. Ba mức độ về phạm vi thẩm quyền của người được giao việc là:

- Quyền đề nghị: tìm ra giải pháp và đề nghị thay thế tốt nhất. Áp dụng khi bạn muốn thu thập thêm thông tin trước khi tiến hành việc ra quyết định.

- Quyền thông báo, khởi xướng: nghiên cứu và chọn cách thực hiện tốt nhất, thông báo cơ sở chọn lựa. Áp dụng khi bạn muốn người khác thông báo trước khi hành động.

- Quyền hành động: toàn quyền hành động đối với công việc được giao. Áp dụng khi bạn hoàn toàn tin tưởng người được giao việc và khả năng xảy ra rủi ro ở mức tối thiểu.

5/ Xác định các mốc thời gian để kiểm tra, đánh giá

Đây là bước quan trọng giúp bạn tin chắc rằng công việc đang được triển khai đúng hướng. Ở giai đoạn đầu nên thường xuyên kiểm tra đối chiếu và hướng dẫn nếu cần thiết. Sau đó giảm dần mức độ cho tới khi người được giao việc chứng tỏ đã hoàn toàn nắm được công việc.

6/ Tiến hành tổng kết công việc

Khi hoàn tất công việc, bạn nên lập bản tổng kết để ghi nhận thành quả. Từ đó, kịp thời khen ngợi, động viên và rút kinh nghiệm (nếu có).

Áp dụng các bước này, càng thăng tiến, các bạn càng có nhiều thời gian dành cho bản thân và gia đình. Công việc khi đó sẽ là niềm vui chứ không còn là gánh nặng như trước đây nữa. Sau cùng, xin lưu ý, khi đã giao việc, các bạn cần giữ cho mình “đứng ngoài” để không can thiệp sâu vào công việc của họ.

      TS. Nguyễn Văn Hải (st)

Giảng viên ĐHSP Hà Nội

 

Ý kiến bạn đọc

---