Kỹ năng quản lý thời gian

Nguyên tắc lựa chọn công việc ưu tiên

Hằng ngày, bạn thường có rất nhiều công việc cần làm. Tuy nhiên, thời gian trong ngày lại có hạn khiến bạn không thể làm hết tất cả mọi việc. Do vậy, bạn cần có sự sắp xếp các công việc theo một thứ tự ưu tiên. Thông thường, việc lựa chọn công việc ưu tiên dựa trên 2 tiêu chí đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới, đó là: mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của công việc.

I- Công việc quan trọng - khẩn cấp

Các công việc này cần được tiến hành ngay như “cứu hỏa”. Bao gồm ngăn chặn nguy cơ, giải quyết vấn đề phát sinh, các công việc khẩn cấp hay công việc đến hạn phải hoàn thành.

Những công việc này thường làm bạn căng thẳng và mất nhiều thời gian, dễ gây stress.

Bạn chỉ nên dành 20% thời gian cho các công việc này.

II- Công việc quan trọng - không khẩn cấp

Nhóm công việc này bao gồm: học tập, rèn luyện, phát triển bản thân; lập kế hoạch; tạo dựng và phát triển các mối quan hệ; tìm kiếm bạn đời; chăm sóc gia đình, con cái; nghỉ ngơi, du lịch,…

Những công việc này thực sự là những hòn đá tảng xây đắp lên lâu đài thành công và hạnh phúc của bạn. Tuy nhiên, do chúng không mang tính khẩn cấp nên mọi người thường không nhận ra tầm quan trọng của nó hoặc hay trì hoãn đến khi nó mang tính khẩn cấp.

Đây là nhóm công việc quan trọng nhất và bạn cần đầu tư 60% quỹ thời gian của mình.

III- Công việc không quan trọng - khẩn cấp

Nhóm công việc này bao gồm: gặp gỡ, giao lưu ngoài kế hoạch; trả lời một số thư, điện thoại không cần thiết hay tham dự vài cuộc họp, hoạt động không quan trọng.

Nhóm công việc này đánh giá mức độ mềm dẻo, khả năng ứng phó linh hoạt với các vấn đề trong cuộc sống. Nhiều khi chúng là tiền đề để bạn xây dựng, phát triển các mối quan hệ và tìm kiếm các cơ hội mới.

Bạn nên dành 15% thời gian cho các công việc này.

IV- Công việc không quan trọng - không khẩn cấp

Các công việc này bao gồm: tán gẫu, nói chuyện phiếm; bình luận, nói xấu về ai đó; xem tivi, lướt web không có mục đích,…

Đây là những công việc không mấy ý nghĩa và thường làm lãng phí thời gian của bạn.

Bạn chỉ nên dành 5% thời gian cho các công việc này, và nếu có thể, bạn giảm dần về con số lý tưởng… 0%!

TS. Nguyễn Văn Hải

Giảng viên ĐHSP Hà Nội

www.toilaai.vn